1. OBJETIVO DEL PUESTO

Gestionar, organizar, estandarizar y controlar la documentación técnica y administrativa relacionada con los proyectos de Industrial Supply CM SAC, asegurando la correcta recepción, revisión, codificación, almacenamiento, actualización, trazabilidad y entrega de información a clientes, proveedores y áreas internas.

Asimismo, será responsable de desarrollar y mantener un sistema documentario ordenado que permita identificar oportunamente documentos pendientes, versiones vigentes, documentos enviados, observaciones y aprobaciones de cada proyecto.

2. PRINCIPALES FUNCIONES

A. Gestión documentaria de proyectos

· Administrar la documentación de cada proyecto desde su inicio hasta su cierre.

· Crear y mantener expedientes documentarios por proyecto.

· Organizar planos, fichas técnicas, certificados, protocolos, manuales, informes y demás documentación.

· Creación y actualización el Listado Maestro de Documentos.

· Mantener trazabilidad de documentos enviados y recibidos.

· Identificar documentación faltante o vencida y realizar seguimiento a los responsables.

B. Estandarización documental

· Desarrollar y mantener formatos corporativos: cartas, informes, actas, protocolos, índices documentarios, matrices, formatos de entrega, checklists y cuadros comparativos.

· Asegurar una imagen documental uniforme y competente.

C. Gestión documental con clientes

· Recibir solicitudes de documentación e identificar los documentos requeridos.

· Registrar fechas y medios de envío.

· Realizar seguimiento a documentos en revisión.

· Registrar observaciones y coordinar su levantamiento.

· Mantener registro de documentos aprobados.

D. Gestión y revisión de documentación de importación y exportación.

· Documentación aduanera: factura comercial,



packing list, BL/AWB, certificados de origen y demás documentos requeridos.

· Coordinación con agentes de aduanas, operadores logísticos, proveedores y transportistas.

· Seguimiento de procesos de nacionalización, despacho y levante de mercancías.

· Manejo y control de expedientes de importación.

· Conocimiento básico de procedimientos y normativa aduanera peruana.

3. SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO A IMPLEMENTAR La persona será responsable de implementar y mejorar continuamente el sistema de gestión documentaria de la empresa, incluyendo:

· Estructura de carpetas por cliente, proyecto, orden de compra, proveedor y tipo de documentación.

· Matriz de control documentario con código, documento, proyecto, proveedor, revisión, estado y fechas.

· Codificación y nomenclatura uniforme de documentos.

· Control de revisiones y versiones (Rev.00, Rev.01, Rev.02, etc.).

· Estados documentarios: Pendiente, Solicitado, Recibido, En revisión interna, Enviado al cliente, Observado, Levantamiento de observaciones, Aprobado y Cerrado.

4. REQUISITOS

Formación

· Administración

· Comercio Exterior

· Negocios Internacionales

· Ingeniería Industrial

· Logística o carreras afines

Experiencia

Mínimo 2 años de experiencia en gestión documentaria de aduanas, importaciones y comercio exterior, preferentemente en empresas industriales, de ingeniería, construcción, energía, electricidad, minería o sectores relacionados.

Conocimientos indispensables

· Excel intermedio/avanzado

· Microsoft Word avanzado

· Google Drive, OneDrive o SharePoint

· Control de versiones y trazabilidad documental

· Elaboración de matrices

· Redacción empresarial

· Gestión de documentación técnica y logistica

Deseable

· ERP

· Inglés intermedio

📌 Asistente de Logística y Proyectos (San Isidro)
🏢 Industrial Supply
📍 San Isidro