Acuerdo a Largo Plazo - Servicio de Organización de Eventos, Perú/LAC, 3 años

Propósito de la Actividad/Tarea:

Se requiere contar con el apoyo de uno o varios profesionales para la organización y coordinación logística de reuniones de alto nivel, tales como, seminarios, talleres, encuentros, eventos que requieran la identificación de local, organización de refrigerios y materiales, así como la logística de apoyo a los participantes.

Por lo anterior, se establecerá uno o más Acuerdos a Largo Plazo (LTA-LVC).

El LTA-LVC es un Acuerdo no vinculante, es decir, no constituye un compromiso para adquirir los servicios.

El (los) LTA(s)-LVC se establecerá(n) considerando:

i. un período fijo de validez;
ii. términos de referencia fijos; y
iii. precio(s) unitario(s) fijo(s).

El (los) LTA(s)-LVC se establecerá(n) por el período inicial de 1 año con la posibilidad de prórroga por un segundo y posteriormente por un tercer año, siempre y cuando el desempeño del competente haya sido satisfactorio.

El (los) LTA(s)-LVC no excederán los tres años.

El (los) LTA(s)-LVC se establecerá por un monto referencial anual. Los servicios serán requeridos de manera periódica, según las necesidades que surjan en las distintas áreas de UNICEF.

A) Coordinaciones previas al evento

- Realizar el proceso de selección de la locación del evento en base a los requerimientos de este.
- Coordinar la logística una vez elegido el local: disposición de salas, refrigerios, almuerzos, equipos de sonidos, interpretación simultánea, fotógrafo, registro en video, entre otros.
- Organización de la lista final de invitados y participantes.
- Coordinar el envío de las invitaciones y hacer el seguimiento a las confirmaciones de participación.




- Revisar el programa detallado del evento y elaborar una pauta del paso a paso (guion) definiendo claramente el responsable de cada sección.
- Asegurar la disponibilidad de los materiales y recursos necesarios para el desarrollo del evento.
- En caso el evento cuente con la participación de adolescentes, organizar y coordinar el flujo y facilitación de su participación.
- Solicitar las hojas de vida resumen de autoridades, presentadores, comentaristas u otros de ser requerido.
- Elaborar tarecos para los presentadores, comentaristas, autoridades u otros de ser necesario.
- Asegurar la organización de las carpetas para los participantes, así como los materiales o publicaciones relacionadas al mismo que se requieran distribuir.
- Coordinar todo lo relacionado a la participación de los ponentes, autoridades e invitados.
- Responsable de organizar la logística de viajes de participantes de otras localidades, itinerarios de viaje y hospedaje en coordinación con las áreas de soporte de UNICEF.
- Coordinar, a través del supervisor, con el área de comunicaciones lo relacionado a los espacios dispuestos para el backing, banners, y otros recursos en los espacios del evento, y para las entrevistas con autoridades y/o especialistas, entrevistas con los medios, prensa y medios digitales.




- Participar en las reuniones convocadas por el área responsable de la organización del evento.
- Otros requerimientos específicos del evento que fueran solicitados por el área responsable.

B) Coordinaciones durante el evento

- Elaborar las listas de registro para el/los días del evento de ser necesarias.
- Coordinar con el hotel todo lo relacionado a las pruebas de sonido, proyección de las presentaciones, grabación, transmisión.
- Coordinar con el hotel la disposición de materiales, entrega de publicaciones, así como la instalación de banner digital en los dispositivos con los que cuente el hotel.
- Garantizar la colocación de los tarecos en la mesa principal, así como reservar los asientos para autoridades o invitados especiales y asegurar la correcta distribución de las salas.
- Coordinar la llegada y ubicación de los invitados, así como la disponibilidad de la sala para realizar las breves entrevistas de ser necesarias.
- Garantizar el registro de todos los invitados antes de su ingreso y la entrega de carpetas, fotochecks, materiales de ser necesario.
- Coordinar la colocación del backing institucional y los banners (roll screens) de todas las instituciones participantes y con el equipo de comunicaciones de UNICEF.
- Identificar una zona para la ubicación de las áreas de comunicaciones de contrapartes institucionales y prensa en caso sea necesario.
- Actuar como punto focal entre el área responsable del evento y el hotel por si surgen requerimientos adicionales e imprevistos.

C) Coordinaciones posteriores al evento

- Coordinar el recojo de todo el material necesario.
- Asegurar que los invitados internacionales o nacionales tengan coordinados sus vuelos de retorno.
- Digital

📌 Acuerdo a Largo Plazo (Lima)
🏢 UNICEF
📍 Lima