Brindar atención cordial y eficiente a clientes, proveedores y personal técnico que visitan o contactan a la empresa, gestionando la recepción, el manejo de llamadas y la coordinación administrativa básica, garantizando una primera impresión cualificado y un flujo ordenado de información hacia las áreas correspondientes (ventas, operaciones, administración y equipos de instalación).
PRINCIPALES FUNCIONES
- Recibir y dar la bienvenida a visitantes, clientes y proveedores.
- Contestar, filtrar y transferir llamadas telefónicas.
- Gestionar la agenda de citas y coordinar reuniones (incluyendo visitas técnicas o de cotización).
- Recibir y canalizar solicitudes de servicio o consultas de clientes hacia el área técnica o comercial.
- Llevar el control de correspondencia, paquetería y documentación de entrada/salida.
- Apoyar en la coordinación logística de cuadrillas de instalación (agenda de técnicos, materiales, direcciones de servicio).
- Mantener actualizada la base de datos de clientes y proveedores.
- Elaborar reportes básicos, cotizaciones simples u órdenes de servicio según indicaciones.
- Controlar el uso de suministros de oficina, realizar pedidos cuando sea necesario.
- Apoyar en tareas administrativas: archivo, escaneo, digitalización de documentos, impresiones
- Coordinación y atención de salas de reuniones.
- Mantener el área de recepción limpia, ordenada y presentable, cierre de puerta administrativa.
- Apoyo a las diferentes áreas en actividades administrativas.
- Otras funciones inherentes al puesto.
REQUISITOS DEL PUESTO
Formación académica
Egresada de carreras técnicas o profesionales como Secretariado, Administración o afines.
Experiencia
2 años en puestos similares, preferiblemente en empresas de servicios técnicos, construcción o instalaciones.
Conocimientos técnicos
- Manejo de paquete Office (Word, Excel, correo electrónico)
- Manejo de centrales telefónicas o sistemas de comunicación
- Redacción y ortografía
- Nociones básicas de atención al cliente y servicio
Deseable: Conocimiento básico de términos técnicos del rubro de instalaciones.
COMPETENCIAS Y HABILIDADES
- Excelente comunicación verbal y escrita
- Orientación al cliente y al servicio
- Organización y manejo de múltiples tareas
- Proactividad y capacidad de resolución de problemas
- Discreción y manejo confidencial de información
- Buena presentación personal
- Trabajo bajo presión
- Puntualidad y responsabilidad
CONDICIONES DEL PUESTO
Horario De lunes a viernes 8:00 a.m. – 6:00 p.m. y sábados de 09:00 a 12:00