Bajo la supervisión operativa del Responsable del proyecto, la persona que ocupe el puesto se encargará del seguimiento administrativo, financiero y de los aspectos logísticos del proyecto. Trabajará diariamente con los miembros del equipo del proyecto con sede en Lima, Perú, así como con la Unidad de Apoyo a los Proyectos (USP) adscrita a la Dirección Regional de los Andes, con sede en Bogotá, Colombia.

Tareas:

Gestión administrativa:

- Apoyar la implementación de los procedimientos de contratación pública;
- Seguir los procedimientos internos de cumplimiento de Expertise France (p. ej., «due diligence»);
- Recopilar, clasificar y archivar los documentos administrativos (contrato principal, contratos de subcontratación, contratos de ejecución, etc.) tanto en formato impreso como electrónico;
- Proporcionar los documentos requeridos durante las auditorías;
- Gestionar los calendarios de actividades, enviar los recordatorios necesarios y garantizar la coordinación logística adecuada para el equipo del proyecto;
- Recopilar y distribuir la información necesaria para que el Responsable de proyecto pueda realizar un seguimiento regular de todas las actividades;
- Redactar las actas de las reuniones estratégicas.

Gestión financiera:

- Recopilar, verificacar la conformidad y archivar los documentos justificativos y contables;
- Elaborar los órdenes de pago (OP)



y órdenes de facturación (OF);
- Actualizar los tableros de control para el seguimiento presupuestario del proyecto;
- Seguir los gastos y las facturas de proveedores (seguimiento, recordatorios, registro administrativo);
- En coordinación con la Unidad de Apoyo a los Proyectos (USP Colombia), contribuye a la elaboración de los informes financieros; prepara los cierres anuales y otros ejercicios presupuestarios regulares;prepara las auditorías anuales y finales del proyecto.

Gestión logística y Operaciones:

- Apoyar la organización logística de actividades y eventos organizados en el marco del proyecto (p. ej., talleres, conferencias, comités de pilotaje, etc.);
- Coordinar los viajes de los miembros del equipo y socios del proyecto ; según las necesidades, preparar las órdenes de misión, las solicitudes de anticipos de diarias, las solicitudes de visas, la reserva de transporte, hoteles, traslados al aeropuerto, etc.;
- Llevar un seguimiento de los anticipos y encargarse de la recolección, verificación y archivo de los comprobantes;
- Realizar el inventario periódico de las existencias (suministros de oficina y productos de higiene) y preparar las solicitudes de compra y salida de suministros.
- Asegurar el buen funcionamiento de los equipos de la oficina.

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📌 Asistente de Proyecto - Gestión Administrativa, Financiera y Operaciones (M/W) (New window)
🏢 Expertise France
📍 Lima