OBJETIVOS DEL PUESTO:

Buscamos una competente organizada, proactiva y orientada a resultados para asumir la coordinación de los procesos administrativos, de facturación, cobranzas, soporte comercial, control documentario, administración de personal y seguimiento financiero de la empresa, la posición tendrá un rol operativo y de coordinación, trabajando directamente con la Gerencia y en coordinación con el contador externo.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:

1. Facturación y cobranzas

- Emitir facturas, notas de crédito y demás documentos relacionados con la facturación.
- Mantener actualizado el control de facturación y cuentas por cobrar.
- Coordinar con clientes el proceso de facturación y pagos.
- Realizar seguimiento de facturas pendientes y vencidas.
- Identificar oportunamente servicios o ventas pendientes de facturación.
- Coordinar con el contador externo la información necesaria para los procesos contables y tributarios.

2. Cotizaciones y soporte comercial

- Elaborar y enviar cotizaciones y propuestas comerciales.
- Revisar que las propuestas contengan correctamente precios, condiciones comerciales, documentación y requisitos solicitados por el cliente.
- Responder consultas administrativas y comerciales de clientes.
- Realizar seguimiento de cotizaciones y propuestas enviadas.
- Mantener actualizado el control de oportunidades y cotizaciones.

3. Administración de proyectos de servicios

- Dar soporte administrativo a proyectos ejecutados con empresas mineras e industriales.
- Revisar contratos, órdenes de compra y documentación administrativa.




- Coordinar la obtención de conformidades de servicio y documentación necesaria para facturación.
- Realizar seguimiento de valorizaciones y documentos pendientes.
- Cargar y mantener actualizada la documentación requerida en las plataformas de los clientes.
- Coordinar con el personal de campo la entrega oportuna de informes y documentación.

4. Soporte al personal de campo

- Coordinar emisión de pasajes, alojamiento y transporte.
- Gestionar y controlar viáticos.
- Mantener ordenada la documentación relacionada con los servicios y desplazamientos del personal.
- Coordinar requerimientos administrativos del personal de campo.

5. Administración de personal

- Mantener actualizado el control de contratos de trabajo.
- Coordinar información para la elaboración y pago de planillas.
- Llevar el control administrativo del personal.
- Coordinar con el contador externo la información necesaria para planillas y obligaciones laborales.

6. Control financiero y reportes gerenciales Preparar mensualmente, en coordinación con el contador externo:

- Reporte de ventas.
- Reporte de compras.
- Reporte de facturación.
- Estado de cuentas por cobrar.
- Avance de facturación.
- Flujo de caja operativo.
- Estado de ganancias y pérdidas.
- Balance general.




- Reporte de principales compromisos de pago.

REQUISITOS:

- Estudios técnicos o universitarios en Contabilidad, Administración, Finanzas o carreras afines.
- Experiencia mínima de 3 años en posiciones administrativas, contables o financieras.
- Experiencia comprobada en facturación, cobranzas y elaboración de cotizaciones.
- Manejo de Excel a nivel avanzado.
- Capacidad para preparar y analizar reportes administrativos y financieros.
- Deseable experiencia utilizando plataformas documentarias de clientes corporativos.
- Buena comunicación oral y escrita.
- Capacidad para trabajar de manera autónoma y realizar seguimiento de múltiples procesos simultáneamente.
- Modalidad: Presencial
- Horario: lunes a viernes de 9 a 6 y sábados de 9 a 1
- Disponibilidad inmediata

COMPETENCIAS PERSONALES:

- Alto nivel de organización.
- Proactividad.
- Capacidad de seguimiento.
- Atención al detalle.
- Criterio numérico.
- Responsabilidad y confidencialidad.
- Capacidad para trabajar bajo presión.
- Orientación a resultados.
- Buen trato con clientes y proveedores.
- Capacidad para priorizar y resolver problemas.

LO QUE BUSCAMOS:

- Buscamos una persona que no se limite a ejecutar instrucciones, sino que sea capaz de identificar pendientes, anticiparse a problemas, hacer seguimiento y mantener a la Gerencia informada sobre la situación administrativa, comercial y financiera de la empresa .
- La persona deberá convertirse en un punto central de coordinación entre Gerencia, clientes, proveedores, personal de campo y contador externo.

📌 Coordinadora Administrativa y Financiera (San Borja)
🏢 Instituto Peruano de Ingeniería de Mantenimiento
📍 San Borja