NEXT GUARD SAFETY S.A.C. se encuentra en búsqueda de un/a Asistente de Administración para incorporarse a nuestro equipo.

Buscamos una persona muy organizada, responsable, comunicativa y proactiva, capaz de mantener bajo control la documentación, información y seguimiento de las principales actividades administrativas de la empresa.

Funciones

Organizar y mantener actualizado el archivo documentario por cliente y pedido: cotizaciones, órdenes de compra, facturas, guías, correos, comprobantes, cargos y demás sustentos.

Mantener ordenada y actualizada la documentación corporativa: formatos de cotización, brochure, brandbook, presentaciones, fichas, plantillas y documentos formales de la empresa.

Elaborar y actualizar cuadros y tableros de seguimiento en Excel para pedidos, facturación, cobranzas, pagos, cuentas por pagar y otros pendientes.

Mantener y actualizar matrices de costos y precios por producto y proveedor.

Elaborar cotizaciones comerciales de acuerdo con las matrices de precios establecidas.

Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores, manteniendo actualizada la base de proveedores y costos.

Emitir facturas, boletas, notas y demás comprobantes, así como elaborar guías de remisión cuando corresponda.

Registrar y ordenar ingresos y egresos, verificando que cuenten con los comprobantes y sustentos necesarios para su posterior envío a Contabilidad.

Realizar seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Coordinar administrativamente con proveedores, clientes y el área logística.

Atender consultas y requerimientos de clientes, dando seguimiento a cambios, garantías, observaciones o reclamos.

Elaborar presentaciones en PowerPoint, propuestas comerciales, brochures y material corporativo.

Utilizar herramientas de Inteligencia Artificial para mejorar presentaciones, documentos,



análisis y productividad.

Llevar un control permanente de pendientes, responsables, fechas límite y estado de cada gestión.

Brindar soporte administrativo a Gerencia y realizar otras funciones relacionadas con el puesto.

Requisitos

Egresado/a o bachiller de Administración, Negocios, Ingeniería Industrial, Contabilidad o carreras afines.

Experiencia previa en funciones administrativas.

Manejo de Excel a nivel intermedio-avanzado.

Buen manejo de PowerPoint y herramientas digitales.

Manejo de herramientas de Inteligencia Artificial.

Buena redacción y capacidad de comunicación.

Deseable conocimiento de facturación electrónica, guías de remisión y documentación administrativa/contable.

Facilidad para tratar con clientes y proveedores.

Capacidad de organización y seguimiento de múltiples actividades.

Perfil que buscamos

Buscamos principalmente una persona que tenga muchísimo orden y capacidad de seguimiento. Alguien que no necesite que se le recuerde constantemente qué está pendiente, sino que pueda mantener la información organizada, anticiparse a vencimientos y hacer seguimiento hasta cerrar cada tarea.

Debe ser una persona proactiva, responsable y resolutiva, con capacidad para identificar pendientes, buscar soluciones y mantener una comunicación constante con las áreas involucradas.

Competencias: organización · responsabilidad · comunicación · proactividad · seguimiento · criterio · atención al detalle · capacidad resolutiva · orientación a resultados. Disponibilidad

Inmediata · Jornada completa Lugar de trabajo

San Borja Lima.

-Requerimientos- Educación mínima: Universitario años de experiencia

Conocimientos: Microsoft excel, Organización

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, intendencia, administration, quartermaster, administracion

📌 Asistente de Administración - Lima
🏢 Distribuidora Bajopontina
📍 Lima