ADMINISTRADORA DE SEDE

Buscamos una Administradora de Sede responsable de gestionar y supervisar la operación administrativa y operativa del establecimiento, asegurando el adecuado control de inventarios, abastecimiento, documentación, proveedores, pagos y coordinación del personal.

Buscamos una persona organizada, resolutiva, con capacidad de seguimiento y criterio para solucionar los problemas propios de la operación diaria.

FUNCIONES PRINCIPALES

Administración y documentación

Recepcionar, revisar, registrar y realizar seguimiento a facturas, boletas, guías y demás documentos de proveedores.
Verificar que las facturas correspondan a los productos o servicios efectivamente recibidos.
Coordinar con el área contable la entrega, regularización y seguimiento de documentación.
Realizar seguimiento a facturas pendientes, observadas y pagos a proveedores.
Llenar macros y formatos establecidos para la programación de pagos.
Enviar constancias de pago a proveedores y mantener actualizado el registro correspondiente.
Mantener organizado el archivo físico y digital de la sede.

Requerimientos y abastecimiento

Elaborar los requerimientos de productos, insumos, materiales y suministros necesarios para la operación.
Realizar requerimientos al almacén interno y hacer seguimiento hasta su recepción.
Coordinar pedidos y entregas con proveedores.
Controlar las llegadas de mercadería y verificar cantidades, calidad y estado de los productos.
Reportar faltantes, diferencias o productos observados.
Prevenir quiebres de stock y sobrestock.

Inventarios y transferencias

Mantener actualizado el control de stock de la sede.
Realizar inventarios y controles periódicos.




Verificar diferencias entre stock físico y registros internos.
Controlar mermas, pérdidas y productos de baja rotación.
Administrar y registrar los envíos y transferencias de productos entre sedes.
Verificar la correcta salida y recepción de los productos trasladados.

Gestión del personal

Elaborar y coordinar horarios y turnos del personal de la sede.
Controlar asistencia, puntualidad, tardanzas, faltas y descansos.
Coordinar reemplazos o reorganización de turnos cuando sea necesario.
Supervisar el cumplimiento de las funciones asignadas al equipo.
Coordinar con Recursos Humanos las incidencias relacionadas con el personal.
Promover el cumplimiento de políticas y procedimientos internos.

Supervisión de la sede

Supervisar el correcto funcionamiento diario del establecimiento.
Asegurar que la sede se encuentre correctamente abastecida y preparada para la operación.
Resolver incidencias y problemas operativos de manera oportuna.
Identificar necesidades de mantenimiento o reparación de equipos e infraestructura y realizar seguimiento.
Supervisar el orden, limpieza y correcta presentación de la sede.
Coordinar permanentemente con Contabilidad, RR. HH., Almacén y Administración General.

Control y seguimiento financiero

Llevar controles de gastos y obligaciones correspondientes a la sede.




Realizar seguimiento a pagos de proveedores y servicios.
Mantener actualizados los cuadros y reportes administrativos.
Apoyar en el control de costos, gastos y presupuestos.
Identificar desviaciones y oportunidades de optimización de gastos.
Elaborar información y reportes requeridos por Gerencia.

REQUISITOS

Estudios técnicos o universitarios en Administración, Contabilidad, Ingeniería Industrial, Gestión Empresarial o carreras afines.
Experiencia mínima de 2 años en administración, coordinación o puestos similares.
Experiencia en manejo de proveedores, facturas, inventarios, requerimientos y documentación administrativa.
Experiencia en coordinación y supervisión de personal.
Microsoft Excel a nivel avanzado.
Deseable conocimiento y experiencia en uso y llenado de macros en Excel.
Manejo de fórmulas, tablas dinámicas, bases de datos y elaboración de reportes.
Deseable conocimiento en control financiero, costos, presupuestos y análisis de gastos.
Deseable experiencia en restaurantes, cafeterías, retail, hotelería o negocios con operación diaria.

COMPETENCIAS

Organización y planificación, liderazgo, capacidad de seguimiento y control, resolución de problemas, proactividad, capacidad analítica, atención al detalle, comunicación efectiva, responsabilidad, criterio y orientación a resultados.
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