NEXT GUARD SAFETY S.A.C. se encuentra en búsqueda de un/a Asistente de Administración para incorporarse a nuestro equipo.

Buscamos una persona muy organizada, responsable, comunicativa y proactiva , capaz de mantener bajo control la documentación, información y seguimiento de las principales actividades administrativas de la empresa.

Funciones

- Organizar y mantener actualizado el archivo documentario por cliente y pedido : cotizaciones, órdenes de compra, facturas, guías, correos, comprobantes, cargos y demás sustentos.
- Mantener ordenada y actualizada la documentación corporativa : formatos de cotización, brochure, brandbook, presentaciones, fichas, plantillas y documentos formales de la empresa.
- Elaborar y actualizar cuadros y tableros de seguimiento en Excel para pedidos, facturación, cobranzas, pagos, cuentas por pagar y otros pendientes.
- Mantener y actualizar matrices de costos y precios por producto y proveedor.
- Elaborar cotizaciones comerciales de acuerdo con las matrices de precios establecidas.
- Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores, manteniendo actualizada la base de proveedores y costos .
- Emitir facturas, boletas, notas y demás comprobantes, así como elaborar guías de remisión cuando corresponda.
- Registrar y ordenar ingresos y egresos , verificando que cuenten con los comprobantes y sustentos necesarios para su posterior envío a Contabilidad.
- Realizar seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar .
- Coordinar administrativamente con proveedores, clientes y el área logística .
- Atender consultas y requerimientos de clientes, dando seguimiento a cambios, garantías, observaciones o reclamos.
- Elaborar presentaciones en PowerPoint, propuestas comerciales,



brochures y material corporativo .
- Utilizar herramientas de Inteligencia Artificial para mejorar presentaciones, documentos, análisis y productividad.
- Llevar un control permanente de pendientes, responsables, fechas límite y estado de cada gestión .
- Brindar soporte administrativo a Gerencia y realizar otras funciones relacionadas con el puesto.

Requisitos

- Egresado/a o bachiller de Administración, Negocios, Ingeniería Industrial, Contabilidad o carreras afines.
- Experiencia previa en funciones administrativas .
- Manejo de Excel a nivel intermedio-avanzado .
- Buen manejo de PowerPoint y herramientas digitales .
- Manejo de herramientas de Inteligencia Artificial .
- Buena redacción y capacidad de comunicación.
- Deseable conocimiento de facturación electrónica, guías de remisión y documentación administrativa/contable .
- Facilidad para tratar con clientes y proveedores .
- Capacidad de organización y seguimiento de múltiples actividades.

Perfil que buscamos

Buscamos principalmente una persona que tenga muchísimo orden y capacidad de seguimiento . Alguien que no necesite que se le recuerde constantemente qué está pendiente, sino que pueda mantener la información organizada, anticiparse a vencimientos y hacer seguimiento hasta cerrar cada tarea.

Debe ser una persona proactiva, responsable y resolutiva , con capacidad para identificar pendientes, buscar soluciones y mantener una comunicación constante con las áreas involucradas.

Competencias: organización · responsabilidad · comunicación · proactividad · seguimiento · criterio · atención al detalle · capacidad resolutiva · orientación a resultados.

Disponibilidad

Inmediata · Jornada completa

Lugar de trabajo

San Borja – Lima

📌 Asistente de Administración (Lima)
🏢 Distribuidora Bajopontina
📍 Lima