Especialista en Compras Administrativas
Lugar de trabajo Bogotá
Reporte a Jefe de Compras
Idiomas Español nativo lectura y escritura fluidas en inglés requisito indispensable

Contexto del cargo
En la filial colombiana de iMile, el puesto se encarga de ejecutar los procesos administrativos locales y las compras de la compañía. Garantiza el cumplimiento normativo de la operación de oficina y de todas las adquisiciones. Además coordina con la casa matriz para mantener sincronizados los datos y la documentación administrativa y de compras.

Propósito del puesto
El Especialista en Compras Administrativas es responsable de ejecutar y estandarizar los procesos administrativos y de compras en Colombia. Debe velar por el cumplimiento de la normativa fiscal de facturación, administración general y normativas laborales locales. Gestiona todo el ciclo de compras de instalaciones, servicios y suministros de oficina, administra proveedores locales, controla costos y alinea información con la casa matriz.
No diseña políticas corporativas, su foco es la ejecución administrativa, cumplimiento de compras y atención de necesidades internas.

Responsabilidades principales
Gestión administrativa
Gestión de instalaciones y espacios de oficina coordinar contratos de alquiler de oficinas y áreas de bodega, renovaciones y terminaciones contractuales velar por el mantenimiento de las instalaciones gestionar gastos de administración como servicios de propiedad, servicios públicos y conectividad.
Garantizar servicios generales gestionar la contratación y seguimiento de suministros de oficina, agua, aseo, mantenimiento de zonas verdes, vigilancia y servicios de mensajería.
Atención administrativa a colaboradores gestión de carnets laborales, asignación de puestos, apoyo logístico para viajes corporativos y actividades internas.
Control y registro de activos fijos,



vehículos y demás bienes administrativos de la empresa.
Soporte administrativo para colaboradores extranjeros coordinación de alojamiento, gestión de seguros y apoyo en temas de vida cotidiana.

Gestión de compras
Búsqueda y evaluación de proveedores de suministros de oficina, servicios generales, elementos de protección personal y equipos realizar cotizaciones, comparativos de precio y negociaciones comerciales.
Ejecución del ciclo completo de compras definición de requerimientos, solicitud y comparación de cotizaciones, emisión de órdenes de compra, seguimiento de entrega, recepción de bienes y trámite para solicitudes de pago.
Cumplimiento normativo de compras archivar contratos, órdenes de compra y facturas apoyar la validación documental y fiscal para garantizar la validez de los soportes de compra.
Administración de la base de proveedores elaboración de expedientes, evaluación de desempeño, conciliación de plazos de pago, seguimiento de renovaciones y control de calidad de entrega.
Control de costos análisis de registros de gastos de compras, generar insumos para acciones de optimización de costos.

Datos e informes
Mantener registros actualizados expedientes de proveedores, órdenes de compra, control de gastos y alertas de vencimiento de contratos.
Elaborar informes periódicos de compras administrativas seguimiento de gastos, evaluación de proveedores y control de vigencia contractual.

Coordinación interáreas
Trabajar en conjunto con el área financiera para trámites de pago,



reembolsos y validación de facturas.
Apoyar al área de Recursos Humanos en servicios administrativos de colaboradores y soporte a personal extranjero.

Requisitos
Título cualificado en Administración de Empresas, Administración Pública, Gestión de Cadena de Suministro, Finanzas o carrera afín.
Mínimo 2 años de experiencia laboral en cargos de administración o compras, con conocimiento práctico de procesos administrativos o ciclo completo de compras.
Conocimiento del mercado de proveedores locales de Colombia y normativa fiscal y de facturación vigente.
Habilidad demostrable para negociar con proveedores, realizar comparativos de precio y análisis de costos.
Español nativo, lectura y escritura fluidas en inglés requisito indispensable.
Manejo avanzado de Excel y paquete Office experiencia en módulos de compras de ERP u OA es un plus.
Alta atención al detalle, cultura de archivo documental y conocimiento de requisitos fiscales sobre soportes de compra.
Buenas habilidades comunicativas y alto nivel de ejecución.

Se valorará adicionalmente
Experiencia en administración o compras en empresas multinacionales, de comercio electrónico transfronterizo o del sector logístico en Colombia.
Experiencia en proyectos de alquiler, adecuación o traslado de instalaciones de oficina.
Nivel conversacional de inglés.
Experiencia de coordinación con entidades locales, administradores de propiedades y gestión de proveedores de servicios generales

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