Empresa en crecimiento se encuentra en búsqueda de un(a) Asistente Administrativo y de Control, responsable de mantener actualizada y organizada la información administrativa de la empresa, realizando seguimiento diario de gastos, facturas, proveedores, pagos e incidencias de personal.

Buscamos una persona muy ordenada, responsable, proactiva y orientada al seguimiento, capaz de mantener los controles administrativos actualizados diariamente y anticiparse a pendientes, vencimientos o documentación faltante.

FUNCIONES PRINCIPALES

Control administrativo y de gastos

- Registrar y mantener actualizados diariamente los gastos y compras realizados por la empresa.
- Clasificar los gastos por categorías: movilidad, limpieza, útiles de oficina, mantenimiento, servicios, compras extraordinarias, entre otros.
- Llevar el control de los presupuestos y límites de gasto establecidos para cada categoría.
- Realizar seguimiento del gasto acumulado versus el presupuesto disponible.
- Alertar oportunamente cuando una categoría se encuentre próxima a alcanzar o superar el presupuesto asignado.
- Elaborar reportes periódicos de gastos y controles administrativos.

Facturas y proveedores
- Registrar, organizar y archivar facturas, boletas, recibos por honorarios y demás comprobantes.
- Verificar que los comprobantes correspondan correctamente a las compras y servicios realizados.
- Realizar seguimiento a proveedores para obtener facturas o comprobantes pendientes.
- Solicitar correcciones o modificaciones cuando un comprobante haya sido emitido incorrectamente.
- Mantener organizada y actualizada la documentación de proveedores.
- Llevar el control de cuentas y pagos pendientes a proveedores.
- Mantener actualizado un calendario de vencimientos y fechas de pago.




- Realizar seguimiento de pagos recurrentes como luz, agua, internet, telefonía, alquileres, servicios y otros proveedores.
- Informar anticipadamente sobre próximos vencimientos y obligaciones de pago.

Apoyo y control de incidencias para planillas
- Mantener actualizado diariamente el control de asistencia del personal.
- Registrar tardanzas, faltas, permisos y otras incidencias.
- Registrar y controlar adelantos de sueldo.
- Registrar descuentos y otros conceptos que posteriormente deberán considerarse en la elaboración de planillas.
- Revisar la información registrada en los sistemas internos y detectar posibles diferencias o inconsistencias.
- Preparar y entregar información administrativa organizada para el procesamiento de planillas.

El puesto brinda soporte y control de información para planillas, pero no es responsable de la elaboración ni cierre de la planilla. Organización y seguimiento administrativo

- Mantener actualizadas las bases de datos y archivos administrativos.
- Llevar seguimiento de tareas y pendientes administrativos.
- Apoyar en la organización y seguimiento de reuniones y compromisos.
- Recordar oportunamente reuniones, pagos, vencimientos y pendientes importantes.
- Solicitar información o documentación pendiente a las diferentes áreas de la empresa.
- Brindar soporte administrativo a Gerencia y Administración.




- Realizar otras funciones administrativas relacionadas con el puesto.

REQUISITOS
- Estudios técnicos o universitarios en Administración, Contabilidad, Finanzas o carreras afines.
- Experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos, contables o similares.
- Experiencia en registro y control de gastos, facturas y proveedores.
- Experiencia o conocimientos en control de asistencia e incidencias de personal.
- Manejo de Excel a nivel intermedio.
- Capacidad para trabajar con bases de datos y grandes cantidades de información.
- Deseable experiencia elaborando reportes administrativos y controles de presupuesto.

COMPETENCIAS QUE BUSCAMOS

Buscamos Especialmente Una Persona

- Extremadamente ordenada y detallista.
- Responsable con el cumplimiento de fechas.
- Con capacidad de seguimiento constante.
- Proactiva y con iniciativa.
- Capaz de detectar errores e inconsistencias.
- Con buena capacidad de organización y priorización.
- Que no espere a que le recuerden constantemente sus pendientes.
- Con criterio para alertar oportunamente sobre problemas, vencimientos o desviaciones de presupuesto.

CONDICIONES DEL PUESTO
- Modalidad: 100% presencial.
- Horario de lunes a viernes: 8:30 a. m. a 5:00 p. m.
- Horario de sábado: 8:30 a. m. a 12:30 p. m.
- Días de trabajo: lunes a sábado.
- Descanso: domingos.

OBJETIVO DEL PUESTO Garantizar que la información administrativa de la empresa se encuentre actualizada, organizada y controlada diariamente, permitiendo conocer en cualquier momento cuánto se ha gastado, cuánto presupuesto queda disponible, qué facturas están pendientes, qué pagos están próximos a vencer y qué incidencias de personal deben ser consideradas para planillas.

📌 Asistente Administrativo y de Control (Los Olivos)
🏢 Mu0026M Contact Center
📍 Los Olivos