TOTEM se encuentra en la búsqueda de un/a profesional de Ingeniería Industrial con experiencia en gestión administrativa , quien será responsable de brindar soporte administrativo y operativo al equipo encargado del proyecto, asegurando la atención oportuna de requerimientos, compras, proveedores, documentación, facturación y demás necesidades necesarias para su adecuado funcionamiento.

Buscamos un/a cualificado de Ingeniería Industrial con experiencia en gestión administrativa, capacidad para trabajar con autonomía y habilidad para realizar el seguimiento simultáneo de diferentes solicitudes y actividades. Debido a la magnitud del proyecto, la posición requiere una persona con experiencia previa, criterio y capacidad para trabajar coordinadamente con las jefaturas y el equipo técnico.

Modalidad

Trabajo 100 % presencial.

Lugar de trabajo

Lima, Perú.

¿Cuál será tu misión?

Brindar soporte administrativo integral al equipo del proyecto, asegurando que los requerimientos, adquisiciones, coordinaciones con proveedores, facturación, documentación contractual y demás gestiones administrativas sean atendidos oportunamente y cuenten con el debido seguimiento.

Será una posición de apoyo directo a las jefaturas del proyecto y deberá mantener actualizada la información administrativa, anticipar necesidades, alertar sobre pendientes y facilitar la coordinación con las áreas de Administración, Contabilidad, Finanzas, Recursos Humanos y Logística de TOTEM.

Asimismo, podrá apoyar en gestiones administrativas de otros proyectos y en requerimientos transversales de la empresa.

Principales responsabilidades

- Recibir, registrar y realizar seguimiento a los requerimientos administrativos y operativos formulados por las jefaturas y el equipo del proyecto.
- Gestionar solicitudes de compra,



cotizaciones y coordinaciones con proveedores.
- Efectuar el seguimiento de órdenes de compra, entregas, conformidades y documentación sustentatoria.
- Coordinar la adquisición y entrega de equipos, mobiliario, útiles, materiales y otros recursos necesarios para el funcionamiento del proyecto.
- Mantener comunicación permanente con proveedores para verificar plazos, condiciones de entrega y atención de requerimientos.
- Recibir, revisar, registrar y organizar facturas, comprobantes de pago y demás documentación administrativa.
- Apoyar en los procesos de facturación, cobranzas y seguimiento de pagos, coordinando con las áreas correspondientes.
- Mantener actualizados los cuadros de control de compras, proveedores, facturas, pagos, contratos y requerimientos pendientes.
- Apoyar en la elaboración, recopilación y seguimiento de contratos, renovaciones, adendas y documentación relacionada con el personal y los proveedores.
- Coordinar la entrega y recopilación de documentos necesarios para el ingreso, contratación o incorporación del personal asignado a los proyectos.
- Organizar y mantener actualizado el archivo físico y digital del proyecto, garantizando la trazabilidad y disponibilidad de la información.
- Preparar reportes administrativos periódicos para las jefaturas, informando el estado de requerimientos, compras, facturas, contratos y principales pendientes.
- Coordinar reuniones, solicitudes internas,



comunicaciones y actividades administrativas relacionadas con el proyecto.
- Alertar oportunamente sobre retrasos, documentación incompleta o situaciones que puedan afectar la continuidad de las actividades.
- Atender simultáneamente requerimientos de diferentes responsables, estableciendo prioridades y asegurando su cumplimiento.
- Manejar con responsabilidad y confidencialidad la información administrativa, contractual y económica a la que tenga acceso.

Requisitos
- Profesional titulado/a o bachiller en Ingeniería Industrial.
- Experiencia mínima de tres años en posiciones de asistencia, análisis o coordinación administrativa.
- Experiencia realizando seguimiento de requerimientos, compras, cotizaciones y proveedores.
- Experiencia en el registro y control de facturas, comprobantes, pagos o cobranzas.
- Experiencia organizando y realizando seguimiento de contratos y documentación administrativa.
- Experiencia elaborando reportes y cuadros de control para jefaturas.
- Manejo de Microsoft Excel a nivel intermedio.
- Manejo de Microsoft Office y herramientas digitales de organización y almacenamiento de documentos.
- Capacidad para atender múltiples requerimientos y coordinar con diferentes áreas y niveles de la organización.
- Disponibilidad para incorporarse de manera inmediata.

Si consideras que esta posición se alinea con tu experiencia y expectativas profesionales, ¡nos encantará conocerte! Postula a través de LinkedIn. Las personas que cumplan con el perfil serán contactadas en los próximos días vía correo electrónico y/o Whatsapp para continuar con las siguientes etapas del proceso.

Por favor, asegúrate de que tus datos de contacto estén actualizados y revisa regularmente tu bandeja de entrada y correo no deseado (spam).

📌 Asistente Administrativo/a - Construcción (Lima)
🏢 Orienta Consultores
📍 Lima