Buscamos una persona altamente organizada, proactiva, resolutiva y con sobresaliente capacidad de seguimiento para brindar soporte integral en la gestión ejecutiva, personal y administrativa de la gerencia.

La posición combina funciones de asistencia ejecutiva, coordinación personal y familiar, administración de oficina y atención de recepción, por lo que buscamos una persona con gran capacidad para priorizar, anticiparse a las necesidades y asegurar que los proyectos y actividades se ejecuten correctamente.

FUNCIONES PRINCIPALES

Gestión Ejecutiva

* Administrar y organizar la agenda profesional y personal de la gerencia.

* Coordinar reuniones, citas, viajes y compromisos.

* Elaborar minutas y registrar acuerdos de reuniones.

* Realizar seguimiento permanente a tareas, acuerdos y pendientes hasta su cierre.

* Mantener actualizados calendarios, cronogramas y recordatorios.

* Coordinar reuniones internas y externas.

Coordinación Personal y Familiar

* Organizar horarios familiares, actividades académicas, deportivas y sociales.

* Coordinar citas médicas y actividades extracurriculares.

* Gestionar cumpleaños, celebraciones familiares y fechas especiales.

* Coordinar compras, reservas y necesidades personales cuando se requiera.

* Apoyar en la planificación de menús semanales y actividades familiares.

Control Administrativo

* Llevar control y conciliación de caja chica.

* Supervisar rendiciones de gastos y documentación de sustento.





* Elaborar reportes de seguimiento y control administrativo.

* Organizar y mantener archivos físicos y digitales.

Administración de Oficina y Coworking

* Supervisar el correcto funcionamiento de la oficina y espacios compartidos.

* Velar por el orden, limpieza y presentación de todas las áreas.

* Coordinar y supervisar servicios de limpieza, mantenimiento y proveedores.

* Gestionar el inventario y abastecimiento de suministros de oficina, cafetería y materiales de uso diario.

* Realizar pedidos y reposiciones oportunamente.

* Supervisar que las salas de reuniones y espacios comunes se encuentren siempre en óptimas condiciones.

* Identificar oportunidades de mejora en la operación y organización de la oficina.

Recepción y Atención

* Atender la recepción y brindar una excelente experiencia a visitantes, clientes y proveedores.

* Recibir, registrar y coordinar la entrega de correspondencia, encomiendas y pedidos.

* Canalizar consultas y requerimientos de manera eficiente.

* Brindar soporte operativo a las actividades diarias de la oficina.

Clima Laboral y Cultura

* Llevar el calendario de cumpleaños y fechas especiales del equipo.

* Coordinar celebraciones internas y actividades de integración.

* Gestionar la compra de tortas, detalles y reconocimientos para el personal.

* Apoyar en la organización de reuniones, capacitaciones y eventos internos.

📌 Asistente ejecutiva (Miraflores)
🏢 ECABE SOLUCIONES
📍 Miraflores